{"id":83510,"date":"2025-11-12T10:20:22","date_gmt":"2025-11-12T15:20:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/comment-convertir-vos-documents-papier-en-archives-numeriques\/"},"modified":"2025-11-12T10:20:22","modified_gmt":"2025-11-12T15:20:22","slug":"comment-convertir-vos-documents-papier-en-archives-numeriques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/comment-convertir-vos-documents-papier-en-archives-numeriques\/","title":{"rendered":"Comment convertir vos documents papier en archives num\u00e9riques"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-editor-content\"><p style=\"font-weight: 400\">Les classeurs sont pleins \u00e0 craquer et les documents s\u2019empilent sur le bureau? Sans syst\u00e8me de classement ad\u00e9quat, le papier accumul\u00e9 peut vite devenir encombrant et difficile \u00e0 g\u00e9rer. Si, comme bien des propri\u00e9taires de petites entreprises, vous conservez contrats, factures et autres documents imprim\u00e9s, la num\u00e9risation serait une excellente fa\u00e7on de lib\u00e9rer de l\u2019espace, de r\u00e9duire les risques de dommage et de retrouver vos dossiers rapidement. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Dans ce billet, nous vous pr\u00e9sentons les meilleures pratiques pour num\u00e9riser et archiver vos documents, notamment :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#plan-ahead-digital-archive\">Planifier le processus avant la num\u00e9risation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#organize-physical-documents\">Organiser les documents papier<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#scanners-ocr-technology\">Utiliser la technologie OCR ou un num\u00e9riseur dot\u00e9 d\u2019un lecteur optique de caract\u00e8res<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#properly-scan-physical-documents\">Num\u00e9riser correctement les documents<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#change-file-type-storage\">Choisir le bon type de fichier pour un stockage optimis\u00e9<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#optimize-file-name\">Nommer les fichiers de fa\u00e7on optimale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#store-digital-files-securely\">Stocker les fichiers en toute s\u00e9curit\u00e9<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#compliance-standards\">Veiller \u00e0 la conformit\u00e9 des archives num\u00e9riques<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Qu\u2019entend-on par \u00ab\u2009archives num\u00e9riques\u2009\u00bb?<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Le terme \u00ab\u2009archives num\u00e9riques\u2009\u00bb d\u00e9signe un ensemble de documents \u00e9lectroniques ou de documents papier convertis en format \u00e9lectronique que l\u2019on conserve \u00e0 long terme. Ces archives peuvent contenir des photos, des vid\u00e9os et des courriels cr\u00e9\u00e9s \u00e0 l\u2019origine en format num\u00e9rique, ainsi que des documents papier qui ont \u00e9t\u00e9 num\u00e9ris\u00e9s. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">L\u2019un des principaux objectifs de l\u2019archivage num\u00e9rique est d\u2019assurer la conservation et l\u2019accessibilit\u00e9 des documents \u00e0 long terme. Des archives num\u00e9riques permettent \u00e0 plusieurs personnes de rep\u00e9rer, de consulter et de partager les documents plus facilement. En outre, elles lib\u00e8rent l\u2019espace physique pour le rangement.  <\/p>\n<h2 id=\"plan-ahead-digital-archive\">1. Planifier le processus avant la num\u00e9risation<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Num\u00e9riser et archiver vos documents peut \u00eatre un processus assez long qui exige une bonne planification. Pour que tout se d\u00e9roule sans heurts, pr\u00e9voyez du temps \u00e0 l\u2019horaire pour vous y consacrer. Vous pourriez \u00e9galement confier la t\u00e2che \u00e0 un membre de votre \u00e9quipe qui se chargera de trier et de pr\u00e9parer les documents.  <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Assurez-vous d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 un num\u00e9riseur fiable. La derni\u00e8re chose que vous voulez, c\u2019est de constater que vos documents sont illisibles ou de pi\u00e8tre qualit\u00e9 une fois transf\u00e9r\u00e9s. Si vous d\u00e9cidez d\u2019acheter un num\u00e9riseur \u2013 un bon investissement si vous pr\u00e9voyez d\u2019archiver r\u00e9guli\u00e8rement \u2013, prenez le temps d\u2019examiner les diff\u00e9rents mod\u00e8les sur le march\u00e9. Privil\u00e9giez un appareil dot\u00e9 d\u2019\u00e9l\u00e9ments de s\u00e9curit\u00e9 robustes, capable de g\u00e9rer le volume de num\u00e9risation souhait\u00e9 et offrant des fonctions utiles comme la num\u00e9risation recto verso et le chargeur automatique de documents. Sinon, rendez-vous au centre <a href=\"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/localisateur\/\">The UPS Store le plus pr\u00e8s<\/a> pour obtenir de l\u2019aide avec la num\u00e9risation de vos documents.    <\/p>\n<h2 id=\"organize-physical-documents\">2. Organiser vos documents papier<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">L\u2019organisation est la cl\u00e9 d\u2019un archivage num\u00e9rique r\u00e9ussi. Commencez par rep\u00e9rer les documents que vous souhaitez conserver. Ensuite, recyclez ou d\u00e9chiquetez ceux dont vous n\u2019avez plus besoin, comme de vieilles notes. Les <a href=\"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/solutions-petites-entreprises\/services-de-dechiquetage\/\">services de d\u00e9chiquetage<\/a> offerts par des entreprises comme The UPS Store peuvent vous \u00eatre utiles \u00e0 cette \u00e9tape.  <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Ensuite, classez vos documents pour faciliter leur archivage num\u00e9rique. En tant que propri\u00e9taire de petite entreprise, vous avez probablement plusieurs types de dossiers, dont des documents financiers, des dossiers d\u2019employ\u00e9s et des factures de fournisseurs. Cr\u00e9ez une pile pour chaque cat\u00e9gorie et sous-cat\u00e9gorie, et identifiez-les clairement. Par exemple, souhaitez-vous classer vos documents financiers par d\u00e9cennie ou vos dossiers d\u2019employ\u00e9s par statut d\u2019emploi (permanent ou saisonnier)? Mieux vaut \u00e9tablir ce syst\u00e8me alors que vos documents sont encore physiques; cela vous fera gagner du temps lors de la num\u00e9risation.    <\/p>\n<h2 id=\"scanners-ocr-technology\">3. Utiliser la technologie OCR ou un num\u00e9riseur dot\u00e9 d\u2019un lecteur optique de caract\u00e8res<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Un lecteur optique de caract\u00e8res (ou OCR, pour Optical Character Recognition) permet de transformer une image contenant des mots en texte lisible par ordinateur, ce qui facilite la recherche de termes pr\u00e9cis dans vos fichiers. Cette fonction est particuli\u00e8rement utile lorsque vous avez de nombreux documents et peu de temps pour les parcourir. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Certains num\u00e9riseurs sont d\u00e9j\u00e0 munis d\u2019un logiciel de reconnaissance de caract\u00e8res, mais il est \u00e9galement possible d\u2019appliquer la reconnaissance de caract\u00e8res apr\u00e8s la num\u00e9risation, \u00e0 l\u2019aide d\u2019un logiciel sp\u00e9cialis\u00e9 comme Adobe Acrobat Pro. <strong><a href=\"https:\/\/www.adobe.com\/fr\/acrobat\/resources\/ocr.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Consultez cet article pour en savoir plus<\/a><\/strong>.<\/p>\n<h2 id=\"properly-scan-physical-documents\">4. Num\u00e9riser correctement les documents<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Une fois vos documents tri\u00e9s et votre syst\u00e8me d\u2019organisation d\u00e9fini, vous pouvez passer \u00e0 la num\u00e9risation. La fa\u00e7on dont vous num\u00e9risez vos documents est importante, car elle influencera la lisibilit\u00e9 du fichier sur vos appareils. Avant de commencer, retirez les trombones, agrafes, autocollants ou notes adh\u00e9sives, et aplatissez les plis du papier pour obtenir un r\u00e9sultat uniforme.  <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Ajustez ensuite la r\u00e9solution du num\u00e9riseur selon le type de document et l\u2019utilisation pr\u00e9vue : <\/p>\n<ul>\n<li><strong>Basse r\u00e9solution (72 \u00e0 150 ppp) \u2013<\/strong> produit des fichiers plus l\u00e9gers, pratiques si l\u2019espace de stockage est limit\u00e9 ou pour des documents non essentiels \u00e0 long terme (p. ex., notes internes, rapports quotidiens). Le texte peut toutefois \u00eatre moins net, et la pr\u00e9cision du lecteur optique de caract\u00e8res diminue \u00e0 basse r\u00e9solution. <\/li>\n<li><strong>R\u00e9solution standard (300 ppp) \u2013<\/strong> populaire et souvent recommand\u00e9e, elle offre une bonne lisibilit\u00e9 sans cr\u00e9er de fichiers trop lourds. Les petits caract\u00e8res ou certains d\u00e9tails graphiques peuvent toutefois manquer de pr\u00e9cision. <\/li>\n<li><strong>Haute r\u00e9solution (600 ppp ou plus) \u2013 <\/strong>id\u00e9ale pour les documents d\u00e9taill\u00e9s comme les documents juridiques, les archives historiques ou les photos. Gardez en t\u00eate qu\u2019elle n\u00e9cessite un num\u00e9riseur plus performant, un temps de traitement plus long et davantage d\u2019espace de stockage. <\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"font-weight: 400\">Si votre appareil le permet, la num\u00e9risation recto verso vous fera gagner du temps pour les documents imprim\u00e9s sur les deux c\u00f4t\u00e9s. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Apr\u00e8s chaque num\u00e9risation, v\u00e9rifiez la lisibilit\u00e9 et l\u2019exactitude du fichier pour rectifier le tir sur-le-champ.<\/p>\n<h2 id=\"change-file-type-storage\">5. Choisir le bon type de fichier pour un stockage optimis\u00e9<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Selon la quantit\u00e9 de documents \u00e0 archiver et l\u2019espace de stockage disponible, il peut \u00eatre utile d\u2019opter pour certains formats plut\u00f4t que d\u2019autres afin de r\u00e9duire la taille des fichiers. Par exemple, transformer des images PNG en JPEG permet d\u2019\u00e9conomiser de l\u2019espace lorsque la tr\u00e8s haute qualit\u00e9 n\u2019est pas essentielle. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Le PDF est le format le plus couramment utilis\u00e9 pour les documents d\u2019affaires, puisqu\u2019il peut regrouper plusieurs pages dans un seul fichier et qu\u2019il est facile \u00e0 partager. De plus, la technologie de reconnaissance des caract\u00e8res permet des recherches de termes pr\u00e9cis. Si vos fichiers sont volumineux, envisagez d\u2019utiliser des PDF compress\u00e9s.  <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Le format TIFF (Tagged Image File Format) est recommand\u00e9 pour les images de grande qualit\u00e9, comme des \u0153uvres d\u2019art ou des photographies, car il permet de conserver tous les d\u00e9tails d\u2019une num\u00e9risation haute r\u00e9solution.<\/p>\n<h2 id=\"optimize-file-name\">6. Nommer les fichiers de fa\u00e7on optimale<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Vous pouvez nommer vos dossiers en fonction des cat\u00e9gories et sous-cat\u00e9gories d\u00e9finies lors du tri de vos papiers. Par exemple, si vous classez vos factures par ann\u00e9e, vous pourriez adopter la convention suivante : \u00ab\u2009Facture_[ann\u00e9e]_[client]\u2009\u00bb. Cela vous permettra de glisser-d\u00e9poser rapidement vos fichiers dans les bons dossiers. <\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Un bon syst\u00e8me de classement num\u00e9rique facilite la recherche de documents. Pensez \u00e0 cr\u00e9er des sous-dossiers, \u00e0 utiliser des \u00e9tiquettes et \u00e0 attribuer des couleurs diff\u00e9rentes selon les types de fichiers. <\/p>\n<h2 id=\"store-digital-files-securely\">7. Stocker les fichiers en toute s\u00e9curit\u00e9<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Une fois vos documents num\u00e9ris\u00e9s et correctement identifi\u00e9s, il est essentiel de les stocker de fa\u00e7on s\u00e9curitaire. Pour les petites entreprises, le stockage dans le nuage ou sur un disque dur externe est une bonne solution. Cela lib\u00e8re de l\u2019espace sur l\u2019ordinateur tout en assurant une sauvegarde en cas de p\u00e9pin. Quel que soit le mode de stockage choisi, adoptez de bonnes pratiques de s\u00e9curit\u00e9. Par exemple, utilisez des mots de passe robustes, activez l\u2019authentification \u00e0 deux facteurs et chiffrez vos fichiers. Si vous pr\u00e9f\u00e9rez sauvegarder vos documents directement sur votre ordinateur, assurez-vous d\u2019effectuer des copies de sauvegarde r\u00e9guli\u00e8res. Vous \u00e9viterez ainsi de perdre vos donn\u00e9es en cas de virus ou de bris mat\u00e9riel.     <\/p>\n<h2 id=\"compliance-standards\">8. Veiller \u00e0 la conformit\u00e9 de vos archives num\u00e9riques<\/h2>\n<p style=\"font-weight: 400\">Selon votre secteur d\u2019activit\u00e9, certaines r\u00e8gles pr\u00e9cisent la mani\u00e8re dont les documents doivent \u00eatre conserv\u00e9s et pendant combien de temps. Il est donc important de respecter les exigences r\u00e9glementaires applicables \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Par exemple, l\u2019<a href=\"https:\/\/www.canada.ca\/fr\/agence-revenu\/services\/impot\/entreprises\/sujets\/tenue-registres-comptables\/conserver-vos-registres-pendant-combien-temps-comment-obtenir-permission-detruire-avant-fin-delai-conservation.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Agence du revenu du Canada<\/a> exige que la plupart des entreprises conservent leurs registres sur place et gardent les pi\u00e8ces justificatives pendant au moins six ans \u00e0 compter de la fin de la derni\u00e8re ann\u00e9e d\u2019imposition \u00e0 laquelle ces documents se rapportent.<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">Pour cr\u00e9er un syst\u00e8me d\u2019archivage conforme, les petites entreprises devraient se renseigner sur les exigences propres \u00e0 leur industrie.<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400\">L\u2019ARC propose \u00e9galement une <a href=\"https:\/\/www.canada.ca\/fr\/agence-revenu\/services\/impot\/entreprises\/sujets\/tenue-registres-comptables\/supports-acceptes-imagerie-document-papier-copies-sauvegarde-fichiers-electroniques.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ressource utile<\/a> sur les formats accept\u00e9s et la sauvegarde des fichiers \u00e9lectroniques.<\/p>\n<h2>Num\u00e9risez vos documents avec The UPS Store<\/h2>\n<p>Communiquez avec le <a href=\"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/localisateur\/\">centre The UPS Store le plus pr\u00e8s<\/a> pour voir comment notre \u00e9quipe peut r\u00e9pondre \u00e0 vos besoins en mati\u00e8re d\u2019archives num\u00e9riques. Plusieurs de nos \u00e9tablissements offrent des services pratiques comme la num\u00e9risation sans contact et le <a href=\"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/solutions-petites-entreprises\/services-de-dechiquetage\/\">d\u00e9chiquetage des documents<\/a> dont vous n\u2019avez plus besoin. Contactez-nous d\u00e8s aujourd\u2019hui.<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les classeurs sont pleins \u00e0 craquer et les documents s\u2019empilent sur le bureau? Sans syst\u00e8me de classement ad\u00e9quat, le papier accumul\u00e9 peut vite devenir encombrant et difficile \u00e0 g\u00e9rer. Si, comme bien des propri\u00e9taires de petites entreprises, vous conservez contrats, factures et autres documents imprim\u00e9s, la num\u00e9risation serait une excellente fa\u00e7on de lib\u00e9rer de l\u2019espace, &hellip; <a href=\"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/comment-convertir-vos-documents-papier-en-archives-numeriques\/\">Continued<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":510,"featured_media":83210,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"wds_primary_category":0,"footnotes":""},"categories":[366],"tags":[],"class_list":["post-83510","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-petites-entreprises-2"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/83510","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/510"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=83510"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/83510\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/83210"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=83510"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=83510"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.theupsstore1.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=83510"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}